Archiv-Fristen

Was man vor
der Bitte um Akten-Einsicht im Archiv wissen sollte

Archiv-Suche und Sperr-Fristen
Photo: FARINA GEGENUEBER

Sperr-Fristen für Akten-Einsicht in Archiv und Standesamt

Wenn Verwandtenbefragung, Ortsfamilienbücher oder das Internet keine weiteren Erkenntnisse mehr bringen, dann brauchen wir als Familienforscher*innen irgendwann Gebruts-, Heirats oder Sterbeurkunden aus einem Archiv oder dem zuständigen Standesamt, damit unsere genealogische Forschung uns bei der Suche nach den Vorfahren weiterbringt. Doch was muss ich vor der Bitte um Akten-Einsicht im Archiv oder Standesamt über Sperr-Fristen wissen?

Wichtige Information vor dem Archiv-Besuch.

Damit man nicht entäuscht und “unverrichteter Dinge” von der Spurensuche nach den Ahnen zurückkehrt, sollte die Forschungstour gut geplant sein!  Neben der oft notwendigen Terminvereinbarung, dem Zeitaufwand und den in manchen Archiven geforderte Gebühren, gibt es hier ein zusätzliches Hindernis: Wegen gesetzlicher Bestimmungen sind nicht alle Akten „einfach so“ verfügbar. Für die Akten-Einsicht in Archiv und Standesamt gelten Sperr-Fristen, die so genannten “Archiv-Fristen“. Damit man nicht ein “Tut mir leid, das geht nicht!” zu hören bekommt, muss man also wissen, nach welchen Unterlagen ich überhaupt fragen kann. 

Gesetzlich geregelt

Gemäß dem seit 2009 geltenden “Personenstandsrechtsreformgesetz” dürfen – also rein rechtlich – personenbezogene Daten (das sind Eintragungen in den so genannten “Personenstandsurkunden“) in Archiven und Standesämtern nur eingesehen werden, wenn

  • die Geburt länger als 110 Jahre (also bis 1909**) zurückliegt,
  • die Heirat vor mehr als 80 Jahren (also bis 1939**) stattgefunden hat und
  • die Eintragung im Sterbebuch älter als 30 Jahre (also bis 1989**) ist.

Erst dann gelten die Eintragungen als Archivgut, das von jedem genutzt werden kann, da es „öffentlich“ ist. Es darf dann auch, z.B. in Ortsfamilienbüchern, publiziert werden.
Wichtig: Dabei gilt immer die letzte Frist, so dass etwa für Totgeburten nur der 30-Jahre-Abstand maßgeblich ist

Familienforschung trotz Sperr-Frist

Umfassend dargestellt ist das in dem Artikel „Personenstandsgesetz“ bei GenWiki. Hier heißt es zu den – für uns wichtigen – Ausnahmen von diesen Einschränkungen: „Vor Ablauf der Fristen ist zunächst wie bisher die Benutzung für Zwecke der Familienforschung, die nach allgemeiner Rechtsprechung ein berechtigtes Interesse, aber kein rechtliches Interesse begründet, auf Ehepartner bzw. Lebenspartner, Vorfahren und Abkömmlinge der von der Urkunde betroffenen Person beschränkt.“

Veröffentlichung

Will man dann die persönlichen Daten veröffentlichen, etwa in allgemein zugänglichen Ahnentafeln (/im Internet) oder in (Orts-)Familienbüchern, gelten aber besondere, kompliziertere Bestimmungen. Hierzu findet man im Geneal-Forum – als Beantwortung einer Anfrage – eine recht gut verständliche Zusammenfassung eines juristisch bewanderten „pfalzteufel“ vom 25. Jan 2012 (weiter unten im thread).

Es gibt einige wenige Ortsfamilienbücher, die sich mit dem Zeitraum nach 1909 befassen (z.B. OFB Fürth II mit den Familien von 1939 – 2008); hier musste von allen Eingetragenen die schriftliche Erlaubnis eingeholt werden.

Fazit zu Akten-Einsicht und Sperr-Fristen:

Bei „berechtigtem Interesse“, also bei Nachweis direkter Verwandtschaft, können Standesamt und Archiv auch vor Ablauf der oben genannten Fristen Einsicht in die Akte einer Person (aber nur in diese spezielle Eintragung, nicht in die ganzen „Jahrgänge“) gewähren. Also Nachweis (Personalausweis, evtl. Ahnentafel) nicht vergessen!


Weitere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen:

(** Angaben mit Stand Oktober 2020)

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